Recepcionista Bilingüe

Job description:

Garantizar la operación fluida de la recepción y áreas comunes asociadas, ofreciendo una experiencia de bienvenida profesional a visitantes e invitados, a la vez que brinda soporte administrativo y logístico a ejecutivos y equipos internos, contribuyendo a la eficiencia y la imagen corporativa de Cobre Panamá.

• Formación Académica:
  • Técnico superior o licenciatura en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Hotelería, Relaciones Públicas o carrera afín.
• Experiencia y Conocimientos Técnicos:
  • 2 a 4 años en roles de recepción, atención al cliente y apoyo administrativo.
  • Experiencia previa en funciones administrativas y atención al cliente en oficina (requerido).
  • Manejo de sistemas telefónicos multilínea y herramientas de oficina
  • Conocimientos básicos de gestión de facturas y gastos menores
  • Conocimientos básicos en redacción de correspondencia, gestión de agendas y organización de archivos.
  • Dominio de herramientas de Microsoft Office (Word, Outlook, Excel).
  • Nivel de inglés y español: fluido (requerido).

• Competencias y Habilidades:
  • Comunicación clara y asertiva, tanto presencial como escrita.
  • Alta orientación al servicio y al detalle.
  • Proactividad y capacidad de anticipar necesidades.
  • Organización y gestión de múltiples tareas de forma simultánea.
  • Discreción y manejo confidencial de información.
  • Trabajo colaborativo y habilidad para interactuar con distintos niveles jerárquicos.

Atención integral al visitante: Recibir, registrar y acompañar a visitantes e invitados, gestionando credenciales y garantizando una experiencia profesional. 

Gestión de llamadas y correspondencia: Filtrar y derivar llamadas entrantes; recibir, clasificar y distribuir correspondencia y paquetería interna.

 Coordinación de salas y agenda: Reservar y preparar salas de reunión; gestionar agenda de espacios y notificar a asistentes con antelación. 

Soporte a ejecutivos: Prepara documentos, presentaciones y materiales de reuniones; apoyo en seguimiento de compromisos y recordatorios.

 Control de accesos y seguridad: Coordinar con el área de Seguridad la autorización de accesos temporales y resolver incidencias de ingreso. 

Administración de gastos menores: Registrar y controlar facturas de servicios de recepción (cafetería, papelería), solicitando autorización y realizando reclamos. 

Mantenimiento de áreas comunes: Supervisar el orden y abastecimiento de la zona de recepción, salas de espera y cafetería ligera; gestionar solicitudes de limpieza y mantenimiento.

 Reservas de viaje y transporte: Apoyar en la coordinación de itinerarios, vuelos y traslados para invitados y ejecutivos, consolidando información y confirmaciones. 

Elaboración de reportes: Generar informes semanales de flujo de visitas, llamadas y uso de salas; identificar tendencias y proponer mejoras. 

Gestión de agendas electrónicas: Administrar calendarios compartidos, enviar convocatorias y asegurar la actualización de compromisos. 

Coordinación de eventos corporativos: Colaborar en la logística de pequeñas reuniones, desayunos de trabajo y actividades internas, gestionando proveedores y recursos. 

Actualización de bases de datos: Mantener al día el directorio de contactos, proveedores y personal interno, garantizando la exactitud de la información. 

Apoyo en proyectos administrativos: Participar en iniciativas de mejora de procesos de recepción y oficina (digitalización de registros, optimización de flujos).

 Formación y entrenamiento: Capacitar a nuevos colaboradores o reemplazos temporales en procedimientos de recepción y normativas internas

Otras funciones: Asumir tareas administrativas adicionales que contribuyan al buen funcionamiento del área y al cumplimiento de objetivos corporativos.