Descripción del trabajo
Propósito del puesto
Gestionar centralmente la documentación del proyecto y proporcionar soporte administrativo y de coordinación al equipo de Medio Ambiente, Comunidades, Permisos y Tierras y otras áreas del proyecto, asegurando la organización, trazabilidad, control de versiones y disponibilidad de los documentos. El puesto tiene un enfoque particular en el Sistema de Gestión Ambiental y Social (ESMS), incluyendo la documentación de compromisos, evidencia de cumplimiento y registros necesarios para apoyar la alineación con los Estándares de Desempeño del IFC. También apoya las actividades diarias de oficina, logística de viajes, comunicación y cumplimiento departamental.
Responsabilidades Clave:
- Diseñar, implementar y mantener la estructura de archivo digital del proyecto, y archivo físico donde sea aplicable, utilizando nombres y codificación de documentos estandarizados.
- Organizar y mantener la documentación del ESMS, incluyendo planes de gestión, registros de monitoreo, estudios de línea base, procedimientos, registros de capacitación y evidencia de implementación.
- Rastrear la documentación de los Estándares, incluyendo el estado de progreso, fechas de vencimiento y evidencia asociada de cumplimiento.
- Mantener registros de cumplimiento actuales por Estándar de Desempeño, flujo de trabajo y consultor, y señalar entregables pendientes o vencidos.
- Mantener evidencia documental completa.
- Controlar versiones de documentos, estado de revisión y aprobaciones para documentos técnicos, contractuales y de gestión.
- Mantener registros maestros de documentos por área y flujo de trabajo, y gestionar transmisiones para asegurar la trazabilidad de entregas entre el proyecto, consultores y otras partes.
- Actualizar paquetes de documentos y proporcionar información para auditorías internas y externas, visitas de prestamistas y revisiones de consultores independientes.
- Actualizar herramientas de seguimiento departamental, incluyendo hojas de control, calendarios de actividades y tableros de estado de entregables.
- Coordinar y programar reuniones, citas, talleres y visitas al sitio, incluyendo logística de viajes.
- Preparar y dar formato a informes profesionales, actas de reuniones, análisis, cronogramas, requisiciones de pago y presentaciones.
- Coordinar entre Comunidades, Permisos y otros departamentos para apoyar el flujo oportuno de información.
- Proporcionar soporte general de oficina y soporte de campo durante visitas al sitio y tareas de recolección de datos.
- Viajar y trabajar desde el sitio ocasionalmente, según los requisitos del puesto.
Calificaciones, Experiencia y Habilidades Requeridas:
- Calificación terciaria o universitaria relevante en Administración, Negocios, Gestión de Documentos, Ingeniería o un campo relacionado.
- Mínimo de 3 años de experiencia profesional en un rol administrativo o de control de documentos de proyecto.
- Alta competencia en Microsoft Office Suite (Word, Excel y PowerPoint), incluyendo Excel avanzado, inteligencia artificial y otros softwares administrativos o de gestión de documentos.
- Capacidad para diseñar e implementar una estructura de gestión de documentos desde cero.
- Se requiere fluidez en español. Se requiere inglés intermedio para leer y escribir documentación técnica; inglés avanzado es deseable para interactuar con documentación de prestamistas internacionales.
- Experiencia previa en minería o construcción es altamente deseable.
- Familiaridad con sistemas de gestión ambiental y social, Estándares de Desempeño del IFC o ISO 14001/9001 es deseable.
Competencias Clave
- Fuertes habilidades organizativas y alta atención al detalle.
- Capacidad para estructurar información compleja recibida de múltiples áreas del proyecto.
- Seguimiento sistemático de plazos, fechas de vencimiento y compromisos, con capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico.
- Discreción al manejar información confidencial.
- Proactivo y confiable, con capacidad para proponer mejoras en los procesos de control de documentos.
- Habilidades efectivas de comunicación e interpersonales al trabajar con equipos internos.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
- Compromiso con la sostenibilidad, conducta ética y alineación con las mejores prácticas internacionales.
First Quantum Minerals Ltd. es una compañía minera global productora de cobre y níquel, así como de oro y cobalto. Nuestra creciente cartera de operaciones y proyectos, abarca cuatro continentes y emplea a alrededor de 20,000 personas.
Somos conocidos por nuestra actitud de "se puede hacer" y por nuestras habilidades técnicas, de gestión de proyectos, ingeniería, construcción y operaciones especializadas, que nos permiten desarrollar y administrar con éxito, complejas minas y plantas de procesamiento de minerales.
Nos esforzamos por ir más allá de los objetivos establecidos por otras empresas. Después de 25 años de operaciones, somos uno de los 10 principales productores de cobre del mundo y nos enfocamos en proporcionar un beneficio tangible de todo lo que hacemos para los empleados, inversionistas y las muchas comunidades que albergan nuestras operaciones.
Desde nuestra operación inicial de procesamiento de relaves en Zambia, hasta la gran operación de la mina Cobre Panamá recientemente completada, hemos registrado muchos logros comerciales y técnicos significativos en las últimas dos décadas. Para 2021, la producción combinada de nuestras minas será de más de 800,000 toneladas de cobre por año.
